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米廷会展提示您怎样避免活动超出预算
如何才能避免活动超出预算
发布者:哈尔滨会议公司发布时间:2016.02.18喜欢数:1200 所属类别:公司新闻
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我们做一场活动,要考虑的首要问题,就是预算。预算的高低可以决定一场活动品质的好坏,然而我们经常碰到这样的情况,就是活动超出预算,那么怎样才能尽量避免这样的情况发生呢?米廷会展帮您解答。
  首先,活动策划师应当清楚整场会议活动的目的,因为这一条是制定会议预算的基础。策划师要清楚企业以及参会者想从中获得到什么,并以此来安排会议目的地、会议日程以及活动的花费等。
  一旦会议目的地确立之后,很多会议需求就可以继续进行,例如,场地面积要求、会议日程和功能规划,以及会议的具体举办时间等。以上所有因素都会对预算产生影响。策划师需要熟悉会议客人,级别较高的客户,成本可能就会更高一些。特别的需求,例如餐饮需要,会影响餐饮成本。客人们来自哪里会影响到会议的地点的选择,当然也会影响到成本。在收集了以上信息之后,策划师应当起草一个预算计划,以帮助计算收入和支出。回顾一下上一届会议的历史,如果有的话,就有助于降低会议相关的成本。

  会议花费一般分为以下几个部分,包括客房、交通运输、餐饮、视听、印刷材料、会场搭建、演职人员报酬等。在每一个种类中,预算策划应该包括3个栏目:一是预期投入,二是实际花费,三是这两者之间的差额。“是否具体按照以上三点来做并不重要,重要的是要明白你关注的是会议成本的底线。”在每一个开支项目中,把与会议开支相关的内容都找出来,包括所有的税款、展览费用、服务费用、赠品费用,以及一些附加费用等。

防止突破预算的20种方法:
1、限制有权签字人的数量。
2、如果使用量较大,不妨租赁一台传真机或者是复印机。
3、相同的房间安排相同的AV配置。
4、联系已在该城镇里演出的娱乐明星为本次会议演出。
5、使用你自己的活动挂图和标记。
6、提供普通早餐。
7、缩短接待时间。
8、通过消费量来预订餐饮,而不是以平均每人消耗的数量来计算。
9、减少晚宴上菜点的数量。
10、提供清淡午餐。
11、有必要的时候提供盒装午餐。
12、通过谈判压低会务组及演讲人客房的费用。
13、聘请地方的演讲者。
14、为就餐寻找赞助。
15、使用循环利用的徽章。
16、雇用学生服务人员。
17、组织由参会代表自行承担费用的交流晚宴。
18、预订优惠时期或者非高峰时期的场所。
19、就餐采用“随身管家”服务。
20、务必在当地城市印刷材料,以减少运费。


怎么能联系米廷会展活动公司呢?
  米廷会展,是一家遍布全国30省,共有52家分公司的会议活动公司。
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